Jedna firma może sprzedawać podobne produkty, a mimo to przy każdym z nich pełnić inną rolę. W jednym przypadku będzie producentem pod własną marką, w drugim importerem towaru spoza Unii Europejskiej, a w trzecim wyłącznie dystrybutorem produktu kupionego od europejskiego dostawcy. GPSR wiąże zadania z rzeczywistą rolą przedsiębiorcy w łańcuchu dostaw, dlatego samo wpisanie nazwy firmy do formularza nie wystarcza.

Dlaczego rola firmy musi być ustalana dla produktu

Rola nie wynika wyłącznie z kodu PKD, opisu działalności ani tego, jak firma przedstawia się klientom. Liczy się między innymi pochodzenie produktu, miejsce siedziby producenta, sposób oznakowania, użycie własnej marki oraz to, czy przedsiębiorca zmienia produkt w sposób mogący wpływać na bezpieczeństwo. Ten sam sprzedawca może więc potrzebować różnych zestawów danych dla różnych SKU.

W praktyce warto zapisać przy każdym produkcie: kto go wytwarza, kto wprowadza go do UE, kto udostępnia go dalej, jaka nazwa lub marka znajduje się na produkcie oraz kto jest podmiotem odpowiedzialnym w Unii. Taki zapis powinien mieć źródło, datę i osobę, która go zatwierdziła. Dzięki temu decyzja nie znika w korespondencji z dostawcą i można ją ponownie ocenić po zmianie produktu lub kontrahenta.

Producent - nie zawsze fabryka

Producentem jest podmiot, który wytwarza produkt albo zleca jego zaprojektowanie lub wytworzenie i oferuje go pod własną nazwą lub znakiem towarowym. Firma zamawiająca gotowy towar z własnym logo może więc wykonywać obowiązki producenta, nawet jeśli nie posiada zakładu produkcyjnego. To ważne dla marek własnych, importerów zlecających produkcję oraz sprzedawców korzystających z modelu private label.

Operacyjnie oznacza to potrzebę utrzymania identyfikacji produktu, danych technicznych, analizy ryzyka, instrukcji, ostrzeżeń i informacji pozwalających prześledzić pochodzenie partii. Dokumentacja nie powinna ograniczać się do certyfikatu przesłanego przez fabrykę. Trzeba wiedzieć, jakiego wariantu dotyczy dokument, czy odpowiada sprzedawanemu SKU i kto zatwierdził wykorzystanie dowodu.

Importer - pierwszy podmiot wprowadzający produkt z państwa trzeciego

Importer jest ustanowiony w Unii i wprowadza na rynek unijny produkt z państwa trzeciego. Powinien przed udostępnieniem produktu sprawdzić, czy producent wykonał wymagane działania, czy produkt można zidentyfikować i czy towarzyszą mu właściwe informacje. Dane importera muszą być powiązane z rzeczywistym produktem, a nie jedynie z ogólną kartą dostawcy.

Dla importera szczególnie istotny jest kontrolowany obieg braków. Jeśli dostawca nie przekazał materiału do analizy ryzyka, instrukcji albo danych identyfikacyjnych, brak powinien mieć właściciela, termin i status. Otrzymanie pliku nie oznacza jeszcze, że jego zakres, aktualność i powiązanie z wariantem zostały sprawdzone.

Dystrybutor - obowiązki nie kończą się na zakupie od dostawcy z UE

Dystrybutor udostępnia produkt na rynku, ale nie jest producentem ani importerem. Powinien działać z należytą starannością, weryfikować wymagane oznaczenia i informacje oraz reagować, gdy ma podstawy uważać, że produkt może być niebezpieczny albo nie spełnia wymagań. Warunki przechowywania i transportu pozostające pod jego kontrolą także nie powinny pogarszać bezpieczeństwa produktu.

W dokumentacji dystrybutora warto zachować dane dostawcy, identyfikację produktu, wersję instrukcji i ostrzeżeń, datę kontroli oferty oraz dowody działań podjętych po zgłoszeniu problemu. Taki zestaw nie musi kopiować całego dossier producenta, ale powinien pozwolić wykazać, co firma sprawdziła i na jakiej podstawie dopuściła produkt do swojego procesu sprzedaży.

Osoba odpowiedzialna w Unii

Dla produktu objętego wymaganiem podmiotu odpowiedzialnego musi istnieć właściwy podmiot ustanowiony w UE. W zależności od łańcucha dostaw może to być producent unijny, importer, upoważniony przedstawiciel albo dostawca usług realizacji zamówień spełniający odpowiednie warunki. Dane tego podmiotu powinny być zgodne w dokumentacji, na produkcie lub opakowaniu oraz w ofercie sprzedaży na odległość.

Osoba odpowiedzialna nie jest wyłącznie adresem do wpisania na marketplace. Ma określone zadania związane między innymi z dokumentacją, informacjami o produkcie i współpracą z organami. Dlatego przed użyciem danych trzeba sprawdzić podstawę pełnienia tej funkcji, zakres upoważnienia i produkty, których dotyczy.

Co zmienia własna marka lub modyfikacja produktu

Przedsiębiorca może przejąć obowiązki producenta, jeżeli udostępnia produkt pod własną nazwą lub znakiem albo modyfikuje go w sposób mogący wpływać na bezpieczeństwo. Zmiana opakowania marketingowego nie zawsze będzie miała taki sam skutek jak zmiana konstrukcji, oprogramowania, materiału czy przeznaczenia. Ocena powinna być udokumentowana dla konkretnej sytuacji.

W systemie danych dobrze jest oddzielić produkt bazowy od wariantu sprzedawanego pod daną marką. Należy zapisać różnice, dokumenty wspólne, dokumenty wymagające osobnej oceny i datę decyzji. Bez tego łatwo bezpodstawnie przenieść wynik analizy jednego wariantu na inny.

Praktyczna karta roli dla SKU

Najczęstszy błąd: jedna rola przypisana całej firmie

Ustawienie jednej globalnej roli może być wygodne, lecz prowadzi do pomijania różnic między produktami. Bezpieczniejszy model łączy dane organizacji z kartą roli dla produktu lub rodziny produktów. Zmiana dostawcy, marki, kraju pochodzenia albo sposobu wprowadzenia na rynek powinna uruchamiać ponowny przegląd.

Platforma GPSR / PPWR pomaga zachować te zależności, źródła i historię decyzji. Nie nadaje jednak firmie roli automatycznie. Ostateczna kwalifikacja należy do przedsiębiorcy i, w razie potrzeby, jego doradcy.