PPWR wprowadza uporządkowany model oceny zgodności opakowań z wymaganiami rozporządzenia. Dokumentacja techniczna i deklaracja zgodności są ze sobą powiązane, ale nie są tym samym dokumentem. Pierwsza zawiera materiał pozwalający ocenić opakowanie, druga jest formalnym oświadczeniem producenta sporządzanym po przeprowadzeniu właściwej procedury.

Zacznij od jednoznacznej identyfikacji opakowania

Dokument nie powinien dotyczyć nieokreślonego pudełka lub butelki. Potrzebna jest identyfikacja typu opakowania, jego przeznaczenia, poziomu, komponentów i wariantów. Warto wskazać produkt lub grupę produktów, z którymi opakowanie jest używane, oraz warunki mające znaczenie dla oceny.

Jeżeli zmienia się materiał, gramatura, zamknięcie, etykieta albo dostawca komponentu, trzeba ustalić, czy dotychczasowa dokumentacja nadal opisuje rzeczywistą konfigurację. System powinien zachować poprzedni snapshot zamiast nadpisywać go nowymi wartościami.

Co obejmuje dokumentacja techniczna

Załącznik VII PPWR opisuje elementy dokumentacji, w tym ogólny opis opakowania i jego zamierzone użycie, materiały i dokumentację projektową, wyjaśnienia potrzebne do zrozumienia konstrukcji, zastosowane normy lub specyfikacje, opis przeprowadzonych ocen oraz raporty z badań, jeśli mają zastosowanie.

Lista plików nie jest jeszcze dokumentacją techniczną. Trzeba wskazać, jaki wymóg jest oceniany, jaki dowód go wspiera i do której konfiguracji się odnosi. Jeżeli użyto obliczenia, powinny być znane dane wejściowe, metoda, jednostki, autor i wersja.

Ocena ryzyka niezgodności

Dokumentacja powinna obejmować odpowiednią analizę i ocenę ryzyka niezgodności. Nie jest to kopia analizy bezpieczeństwa produktu GPSR. Dotyczy wymagań mających zastosowanie do opakowania i sposobu wykazania ich spełnienia. Zakres może się zmieniać wraz z konstrukcją oraz terminem wejścia w życie konkretnego wymogu.

W procesie warto rozdzielić wymaganie, dane, dowód, wynik oceny i decyzję. Brak danych nie powinien automatycznie stawać się wynikiem pozytywnym. Powinien utworzyć zadanie, wskazać osobę odpowiedzialną i blokować zatwierdzenie tam, gdzie dowód jest konieczny.

Normy, specyfikacje i metody

Jeżeli firma stosuje normę zharmonizowaną, wspólną specyfikację lub inną metodę techniczną, powinna zapisać jej dokładne oznaczenie, wersję oraz zakres zastosowania. Częściowe zastosowanie trzeba opisać, podobnie jak rozwiązanie użyte, gdy dana norma nie została zastosowana.

Nie należy wpisywać normy tylko dlatego, że pojawia się w dokumencie dostawcy. Trzeba sprawdzić, czy odnosi się do właściwego wymagania i konfiguracji. Aktualizacja normy lub metody powinna uruchamiać przegląd zależnych ocen.

Deklaracja zgodności UE

Deklaracja wskazuje, że wykazano spełnienie odpowiednich wymagań PPWR i powinna zawierać elementy wynikające z rozporządzenia. Sporządzając ją, producent przyjmuje odpowiedzialność za zgodność opakowania. Nie może więc powstawać jako automatyczny wydruk z niezweryfikowanych pól.

Projekt deklaracji może być generowany na podstawie zatwierdzonego snapshotu. Przed podpisaniem trzeba jednak potwierdzić tożsamość opakowania, komplet dokumentacji, obowiązujące wymagania, dane producenta i osobę uprawnioną. Podpisana wersja powinna zostać zamrożona i zachowana wraz z podstawą.

Retencja i dostępność dokumentów

PPWR przewiduje przechowywanie deklaracji wraz z dokumentacją przez określony czas po wprowadzeniu opakowania do obrotu. Dla opakowań jednorazowych i wielokrotnego użytku okresy różnią się. System retencji powinien opierać się na rodzaju opakowania i rzeczywistej dacie, a nie jednej ogólnej dacie usunięcia pliku.

Dokumenty powinny być możliwe do przedstawienia właściwym organom. Dostęp nie oznacza jednak, że każdy użytkownik firmy powinien móc je zmieniać. Role, historia pobrań i blokada zatwierdzonej rewizji pomagają zachować wiarygodność.

Minimalny przebieg pracy

Rola platformy

GPSR / PPWR może połączyć konfigurację opakowania, dane dostawców, wymagania, dowody i rewizje. Pomaga przygotować kontrolowany materiał oraz projekt dokumentu. Nie podpisuje deklaracji i nie zastępuje oceny producenta. Taki podział pozwala automatyzować porządek bez automatyzowania odpowiedzialności.

Przy każdej zmianie komponentu lub metody warto otworzyć nową rewizję i wskazać, które części oceny pozostają aktualne. Dzięki temu kolejna deklaracja nie powstaje z przypadkowej mieszanki starych i nowych danych.